第一章 总则
第一条 为加强和规范学校会议的组织和管理，切实改进会风，厉行节约，提高会议质量和效率，根据教育部、安徽省有关会议管理规定，结合学校工作实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于以合肥工业大学名义和以合肥工业大学各二级单位名义召开的有校外人员参会的正式会议。
第三条 管理原则和要求：
（一）精简会议数量。严格审定年度会议计划并认真执行。提倡主题相近、内容相关、出席范围相似的会议合并召开。多开小范围研究解决问题的专题会、座谈会，不开泛泛部署工作和提要求的会。
（二）严格经费管理。按照从严、务实、节俭原则安排会议经费。尽量压缩会期，减少与会人员，不安排与会议内容无关的参观、考察活动，不宴请与会人员，不安排驻地代表住宿。加强对会议经费使用情况的监督检查。
（三）提高会议实效。严肃会纪会风，简化会议议程，讲话和发言做到言之有物、言之有理、言之有新，力戒空话、套话。
第二章 会议分类
第四条 合肥工业大学会议主要分为三类：
（一）国内业务会议。国内业务会议是指因教学、科研需要举办且无国外代表参加的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。
（二）国内管理会议。国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。
（三）国际、双边及港澳台会议。国际会议是指与会代表来自三个或三个以上的国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议。双边会议是指与会代表来自两个的国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议。港澳台会议是指有来自港、澳、台地区的与会代表参加的会议。
第三章 会议审批
第五条 合肥工业大学各类会议实行分类管理、分级审批、统一备案。
第六条 合肥工业大学所有会议原则上均须按要求列入年度会议安排，有经费支出的必须列入经费预算。会议计划审定批准后由校务部统筹协调，原则上不得临时新增会议。
第七条 以合肥工业大学名义召开的会议须提前3个月在学校会议管理系统中报批，经由校务部审核后，经校领导批准后方可召开。
第八条 以学校各二级单位名义召开的会议须提前1个月在学校会议管理系统中报批，需要由学校预算经费安排的，或会议人数超过50人及以上的会议，由二级单位主要负责人审核后，报分管（联系）领导审批方可召开；其余会议经由二级单位主要负责人审核后，报校务部备案后方可召开。
第九条 国际会议和双边会议须提前1年预报，并在会议对外宣布前6个月在学校会议管理系统中报批，由国际事务部、校务部审核，报校领导批准，并经由上级主管部门批复后方可召开。港澳台会议须提前6个月在学校会议管理系统中报批，由国际事务部、校务部审核，报校领导批准，并经由上级主管部门批复后方可召开。未经批准，任何单位和个人不得对外申办或承诺举办国际、双边和港澳台会议。
第十条 合肥工业大学所有人文社会科学类的报告会、研讨会、讲座均须按照学校《关于加强对校内哲学社会科学报告会、研讨会、讲座管理的意见》执行，报告人为境内人员的哲学社会科学报告会、研讨会、讲座经党委宣传部审核，报分管党委宣传部的校领导批准后方可召开，报告人为境外人员的哲学社会科学报告会、研讨会、讲座由国际事务部、党委宣传部审核，报分管党委宣传部的校领导批准后方可召开。
第四章 会议举办
第十一条 学校各类会议均按照“谁申请，谁负责”的原则，由申请单位举办。确需学校职能部门协助的，应在会议申请时注明，经相关职能部门同意后，由申请单位主办，职能部门协办。
第十二条 严格执行中央、教育部、安徽省有关规定，控制会议代表和工作人员，超员经费一律自理。所有会议的工作人员控制在会议代表人数的10%。
第十三条 学校各类会议确需校领导出席的，须由校务部统筹安排协调。一般只安排分管或联系校领导参加，不得超规格、超范围邀请，并切实减少陪同人员。除分管或联系校领导安排有冲突以外，原则上校领导不出席与分管工作无关的会议。如分管校领导安排有冲突，由校务部协调安排其他校领导出席。
第五章 会议管理
第十四条 学校各类会议经费管理均须严格按照《合肥工业大学会议费管理办法》执行。
第十五条 各单位应于部门预算上报前将本单位上一年度会议预算执行情况（包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等）和下一年度会议计划汇总后报财务部。
第十六条 对于未按规定进行申请的会议，财务部将不予报销，学校将予以问责。对会议经费中存在违反财务规定，由纪委办公室（监察处）、审计处等单位追究责任。
第十七条 各单位应将召开的非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示。
第十八条 对有保密要求的会议，与会人员应严格遵守保密工作的有关规定。除按规定履行职能及授权传达外，不得擅自外传或讨论会议内容。
第六章 附则
第十九条 本办法自发布之日起执行。
第二十条 本办法由校务部负责解释。